เป็นที่รู้จักในวงกว้างก็คือ ช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 จากประเทศญี่ปุ่น นำทีมโดยบริษัทรถยนต์โตโยต้าที่ประยุกต์แนวคิดของตะวันตกมาสร้างระเบียบหลักการจนกลายเป็นรูปแบบ 5 ส. ตามปัจจุบัน ขณะที่ประเทศไทย เริ่มต้นใช้ 3 ส. ก่อนในปี 2522 โดยบริษัท เอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด แล้วค่อยประกาศใช้ 5 ส. ครบถ้วนในปี 2524 ก่อนที่บริษัทจะนิยมปฏิบัติตามกันมาจนถึงปัจจุบัน ทำไมต้องทำ 5 ส. เพื่อน ๆ เคยหาเอกสารไม่เจอไหม? รู้สึกว่าตัวเองทำงานซ้ำซ้อน? ออฟฟิศวุ่นวายไม่สามัคคี? หรือสภาพแวดล้อมเต็มไปด้วยขยะ? ฯลฯ ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าเราดำเนินการตามหลัก 5 ส. อย่างเคร่งครัด เพราะ 5 ส. เป็นเครื่องมือที่สร้างความระเบียบเรียบร้อยในองค์กร ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก ใคร ๆ ก็สามารถปฏิบัติตามได้ ปัจจัยสำคัญก็คือ การเริ่มต้นต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ทั้งพนักงานทั่วไป แม่บ้าน ไปจนถึงผู้บริหารสูงสุด แต่ที่สำคัญมากกว่านั้น ทุกคนจะต้องปฏิบัติจนกลายเป็นเรื่องปกติ เป็นกิจวัตรประจำวัน หรือเป็น วัฒนธรรมองค์กร นั่นเอง หากทุกคนพร้อมใจปฏิบัติตาม ไม่รู้สึกว่าเป็นภาระหรือการบังคับ 5 ส. ก็จะเกิดประโยชน์สูงสุด และก่อให้เกิดความสามัคคีในองค์กรอีกทางหนึ่งด้วย ประโยชน์ และความสำคัญของการใช้ 5 ส.
ในโรงงานของท่าน โดยแบ่งกลุ่ม แล้วช่วยกันระดมสมองช่วยกัน ปรับปรุงแก้ไข โดยทำ 3 ส ส. สะสาง, ส. สะอาด และ ส. สะอาด แล้วนำมา PRESENT หน้าห้อง เพื่อให้คนอื่นได้ทราบการแก้ไขปรับปรุง จะได้เป็นไอเดียและตัวอย่างในการปรับปรุง พร้อมทั้ง ผมได้แนะนำเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องทำเข้าไปด้วยจากประสบการณ์ด้านโรงงานร่วม 3o ปี และจากการที่ไปพบเห็นตามบริษัทมากกว่า 30 โรงงาน จึงมั่นใจได้ว่า การอบรม 5 ส ในแต่ละครั้งได้ประโยชน์แน่นอนครับ เพียง… เปลี่ยนวิธีทำงาน ปรับทัศนคติ ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีน่าอยู่ น่าทำงาน………เพิ่มคุณค่าชีวิติพนักงานแน่นอน ผู้บริหารต้องให้การสนับสนุน… รับรองเห็นการเปลี่ยนแปลงแน่นอน …
เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็นเครื่องมือ ตัวแรกที่ถูกนามาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูงขึ้นไป เช่น TPM TQM และ ISO เป็นต้น โดยกาหนดให้ ส1, ส2, ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของ 3. 3 เครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมี เป้ าหมายให้สถานที่ทางานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าใน การทางาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป องค์ประกอบของ 5ส กิจกรรม 5ส นั้น ส. ทุกตัวจะถูกกาหนดคานิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนาไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้องดังนี้ ส1: สะสาง คือการแยกของที่จาเป็นออกจากของที่ไม่จาเป็นและขจัดของที่ไม่ จาเป็นออกไปโดยกาหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย สารวจ แยก ขจัด ส2: สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทางานอย่างเป็น ระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการ ทางานโดยกาหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย กาหนดของที่จาเป็น แบ่งหมวดหมู่ 4.
4) หากเราดำเนินการกิจกรรมนี้อย่างต่อเนื่อง จนเกิดความเคยชิน และถือว่า เป็นส่วนหนึ่งของการดำรงชีวิตได้แล้วนั้น ส. 5 ก็จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เหมือนกับทำเป็นกิจวัตรประจำวัน ซึ่งหากทุกคนในองค์กร ก้าวมาถึงขั้นที่ 5 นี้ได้แล้ว ก็นับว่า จะเกิดประโยชน์อย่างมหาศาล เพราะอะไรก็ตามที่ทำจนเป็นนิสัย (นิสัย 5 ส เป็นนิสัยที่ดี) วันใดไม่ได้ทำก็จะรู้สึกเหมือนว่า ขาดอะไรไปบางอย่าง ทำให้เราต้องทบทวน และย้อนกลับมาทำ โดยนิสัย 5 ส. นี้ จะปลูกฝังในจิตสำนึก โดยไม่ต้องเขียนแผน, เขียนตารางการทำ เพราะจะทำได้เหมือนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต เหมือนกับท่าน ที่ก่อนนอนต้องสวดมนต์ไหว้พระก่อนนอนทุกวัน จะสังเกตได้ว่า วันใด ท่านลืม จะมีสิ่งบางสิ่งมาเตือนจิต เตือนใจ ให้เราต้องย้อนกลับไปทำก่อน เพราะถ้าลืมสวด มักจะนอนไม่ค่อยหลับ หากเราปลูกฝังให้ในจิตสำนึก มี 5 ส (5S mind) ได้แล้ว ก็จะรู้สึกโล่ง เบา สบาย (สู่สูงสุดยอด) คืนสู่สามัญ (ไร้รูปแบบ) และเมื่อเวลานั้นมาถึง คุณภาพก็จะเกิดขึ้นอย่างยั่งยืนตลอดไป จากแนวทางที่ได้เขียนมานั้นคิดว่าทุกท่านคงเข้าใจหลักการและแนวทางการนำกิจกรรม 5ส. ไปสู่การปฏิบัติ สิ่งที่สำคัญที่สุดหลังจากนี้ก็คือการนำไปลองทำดู อย่างค่อยเป็นค่อยไป เป็นขั้นเป็นตอน และในไม่ช้าความสำเร็จที่หวานชื่นคงรอให้เราสัมผัสอยู่เบื้องหน้า เริ่มต้นตั้งแต่วันนี้............. ความสำเร็จกำลังรอเราอยู่ '''''
เครื่องมือ เครื่องใช้ ที่ไม่เคยนำออกมาใช้วางเกะกะในพื้นที่ทำงาน ก่อให้เกิดอุบัติเหตุบ่อยครั้ง สิ้นเปลืองอุปกรณ์ในการจัดเก็บ ใช้พื้นที่ทำงานไม่คุ้มค่า 2. สิ่งของส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานมีมากเกินไป ไม่เหมาะสมในการใช้พื้นที่ของหน่วยงานเป็นสถานที่จัดเก็บ หรือตั้งโชว์ให้นำกลับบ้าน หรือบริจาค เพื่อเป็นประโยชน์ต่อสังคมส่วนรวม 3. เครื่องจักรอุปกรณ์ที่ชำรุดที่ไม่มีกำหนดซ่อม หรือนำกลับมาใช้ - ถ้าสภาพใช้การไม่ได้ ให้จำหน่ายออกไปจากหน่วยงาน - ถ้าสภาพยังสามารถซ่อมแซมได้นำไปซ่อม เพื่อให้สภาพการใช้งานมีประสิทธิภาพ และเกิดความปลอดภัยในการใช้งาน 4. วัตถุดิบ หรือสินค้าที่มีปัญหา หรือของที่เก็บไว้หลายปี ให้พิจารณาดำเนินการตามหลักการของหน่วยงานโดยด่วน ถ้าเก็บไว้ก่อให้เกิดภาพพจน์ที่ไม่ดี แสดงถึงความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน และการบริหารงานที่ล่าช้าของผู้บริหารระดับสูง 5. เอกสารที่ไม่ใช้แล้วหมดอายุการจัดเก็บ มีแนวโน้มที่จะมีมากขึ้นทุกวัน ถ้าเก็บไว้มากหรือนานเกินไป อาจกลายเป็นเชื้อเพลิง ทำให้เกิดความไม่แน่นอนได้ ถ้าระบบความปลอดภัยไม่ดี อัตราเสี่ยงสูง 6. ของที่มีมากเกินความจำเป็น สูญเสียงบประมาณโดยใช่เหตุ ต้นทุนสูง ก่อให้เกิดผลเสียในเชิงคุณภาพที่แสนแพง 7.
5 ส.
2 (ส – สะดวก) นี้ จะส่งเสริมให้เกิดการระดมสมอง ระดมความคิด เพื่อพัฒนารูปแบบและวิธีการจัดเก็บอย่างไม่มีขีดจำกัดอีกด้วย ขั้นตอนที่ 3 การทำความสะอาด (5 ส. ) การที่จะทำให้สิ่งของต่าง ๆ ที่เราจัดเก็บอย่างมีระเบียบเรียบร้อย ทำให้มีคุณค่าอย่างสมบูรณ์นั้น ความสะอาด ถือว่า เป็นหัวใจสำคัญ ดังนั้น ในขั้นตอนที่ 3 นี้ การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูในทุก ๆ ส่วน แม้ในซอกมุมของห้อง, ของสิ่งของ (เช่น ด้านหลังโต๊ะ ใต้โต๊ะ, ในมูลี่ เป็นต้น) โดยทั่วไปการทำ ส. สะอาด จะแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย 3 ขั้นตอน คือ การแบ่งพื้นที่ ออกเป็นส่วน ๆ และกำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแล การหาต้นตอสาเหตุของความสกปรก และแก้ไขที่ต้นเหตุของปัญหา การทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning) และการทำความสะอาดเป็นช่วง ๆ อย่างต่อเนื่อง เราจะพบว่า ความสะอาด ถือว่าเป็นพื้นฐานที่สำคัญของคุณภาพ ทั้งคุณภาพคน และคุณภาพงาน ดังนั้น การที่เรามีการทำ ส. สะอาด อย่างต่อเนื่อง ก็จะทำสถานที่ทำงานของเราน่าอยู่ น่าทำงาน สบายตาเมื่อได้มองดู และทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจ ขั้นตอนที่ 4 สุขลักษณะ (ส. 4) เมื่อเราได้ทำ ส. 1, ส. 2 และ ส. 3 มาแล้ว สิ่งที่จะเกิดขึ้นอย่างทันที คือ ส.
จึงเป็นก้าวแรกที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบที่ชัดเจน ฉะนั้นสิ่งที่องค์กรทุกประเภทต้องถามตัวเองในวันนี้ก็คือ "เราเริ่มดำเนินการตาม 5 ส. แล้วหรือยัง? " คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการหาคำตอบใช่หรือเปล่า? หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ
ประกาศให้เป็นนโยบายของหน่วยงาน 2. ให้การศึกษา อบรม ศึกษาดูงาน แก่เจ้าหน้าที่ทุกคน 3. จัดตั้งคณะกรรมการ 5 ส 4. ประชุมคณะกรรมการวางแผนร่วมกัน 5. จัดแบ่งโซนและเขตและทำผังพื้นที่รับผิดชอบ 6. ถ่ายภาพ ก่อนทำกิจกรรม 7. สำรวจพื้นที่รับผิดชอบ ตั้งหัวข้อในการปรับปรุง 8. ตรวจผล ประเมินผล ปรับปรุงแก้ไข 9. ตั้งมาตรฐาน 5 ส 10. มีการตรวจเช็คพื้นที่ โดยผู้บริหารอยู่เสมอ 11. ถ่ายรูป หลังทำกิจกรรม 12. รายงานผลการดำเนินกิจกรรม 13. การประชาสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง 14. การวัดผล การจัดทำเอกสารระบบ 5ส / การจัดทำมาตรฐาน 5ส - อธิบายถึงหลักการจัดทำเอกสารในระบบ 5ส - การสร้างแบบฟอร์มต่างๆ เพื่อใช้ในการดำเนินกิจกรรม 5ส - การควบคุมเอกสารในระบบ 5ส - การจัดทำมาตรฐาน 5ส ของหน่วยงาน และของบริษัท เทคนิคการตรวจประเมิน 5ส - บทบาทและหน้าที่ของคณะกรรมการกิจกรรม 5ส - หลักการ และเทคนิคการตรวจ 5ส พร้อมตัวอย่างแบบฟอร์มการตรวจ - หลักการให้คะแนน และแนวทางการสรุปผลคะแนน - การประชาสัมพันธ์กิจกรรม การทำบอร์ดกิจกรรม 5 ส, การแจ้งผลการดำเนินกิจกรรมประจำเดือน แบบฟอร์มการทำกิจกรรม ที่ผ่านการดำเนินการประสบความสำเร็จมาแล้ว - นำตัวอย่างแบบฟอร์มการทำกิจกรรม 5 ส ในแต่ละ ส.